Fakturering: vad en korrekt faktura måste innehålla

En faktura som saknar obligatoriska uppgifter är mer än en formalitet att slarva med — den riskerar att inte godkännas som underlag, både för din egen bokföring och för din kunds momsavdrag.

Fullständig faktura — vad som ska finnas med

Enligt momslagen ska en fullständig faktura innehålla:

• fakturadatum och ett unikt löpnummer,
• säljarens och köparens namn och adress,
• säljarens momsregistreringsnummer,
• vad som sålts (varornas eller tjänsternas art och omfattning),
• leveransdatum, om det skiljer sig från fakturadatumet,
• beskattningsunderlag per momssats, tillämpad momssats och momsbelopp.

Vid omvänd skattskyldighet (se omvänd skattskyldighet) tillkommer även köparens momsregistreringsnummer och en hänvisning till att omvänd skattskyldighet gäller.

Förenklad faktura — för mindre belopp

För fakturor under ett visst beloppstak kan en förenklad faktura användas, med färre obligatoriska uppgifter. Beloppsgränsen ändras över tid, så kontrollera den aktuella gränsen hos Skatteverket i stället för att förlita dig på ett belopp du sett tidigare. Även en förenklad faktura måste dock innehålla fakturadatum, fakturanummer, säljarens momsregistreringsnummer, vad som sålts och momsbeloppet.

Löpnumret är viktigare än det verkar

Fakturanumret ska vara unikt och löpande — inte bara ett godtyckligt nummer för varje faktura. Ett löpande nummerserie utan luckor är en av de saker Skatteverket kontrollerar för att bedöma om bokföringen är fullständig; saknade eller dubblerade nummer väcker frågor även när inget faktiskt är fel.

Varför det spelar roll för din kund också

En bristfällig faktura kan göra att din kund inte kan göra momsavdrag för köpet, vilket i praktiken gör affären dyrare för dem än den behöver vara. Att konsekvent skicka korrekta, fullständiga fakturor är därför inte bara en fråga om din egen bokföring, utan även en del av att vara en pålitlig affärspartner.

Sammanfattning

• En fullständig faktura kräver ett specifikt antal obligatoriska uppgifter enligt momslagen — datum, löpnummer, momsregistreringsnummer, vad som sålts, och momsuppgifter.
• Förenklad faktura kan användas under ett beloppstak som ändras över tid — kontrollera aktuell gräns hos Skatteverket.
• Ett korrekt löpande fakturanummer utan luckor är en del av det Skatteverket kontrollerar.
• En bristfällig faktura kan hindra din kunds momsavdrag, inte bara skapa problem i din egen bokföring.