Checklista: byta redovisningskonsult

Att byta redovisningskonsult är sällan tekniskt svårt, men det är lätt att missa något om man improviserar bytet mitt i en period med deadlines. Den här checklistan går igenom stegen i ordning, så att övergången blir spårbar och inget underlag försvinner mellan de två byråerna.

Innan du säger upp den gamla byrån

• Bestäm ett lämpligt brytdatum — helst i anslutning till ett naturligt periodslut (kvartalsskifte, årsskifte) snarare än mitt i en pågående momsperiod.
• Kontrollera uppsägningstiden i ditt befintliga avtal, så brytdatumet faktiskt går att hålla.
• Säkerställ att den nya byrån är klar att ta över från exakt det datumet, inte "någon gång efter" — annars uppstår en lucka där ingen aktivt sköter bokföringen.

Vid själva bytet

• Begär ut all räkenskapsinformation från den gamla byrån: verifikat, huvudbok, tidigare bokslut och deklarationer. Se arkiveringsskyldighet för vad du som bolag ansvarar för att kunna visa upp, oavsett vem som utfört det löpande arbetet.
• Kontrollera att exporten är i ett format den nya byrån faktiskt kan importera direkt — annars riskerar historiken att behöva matas in manuellt, vilket kostar tid och ökar felrisken.
• Be om skriftlig bekräftelse på vilket datum den gamla byrån slutar fakturera, så det inte blir dubbel fakturering under övergångsperioden.
• Uppdatera behörigheter: ta bort den gamla byråns åtkomst till bokföringssystem, bank och Skatteverkets e-tjänster, och ge motsvarande åtkomst till den nya.

Efter bytet

• Stäm av att den nya byråns öppningsbalans faktiskt matchar den gamla byråns senaste avstämda saldon — en avvikelse här är enklast att hitta och rätta direkt, inte månader senare.
• Bekräfta vem som ansvarar för eventuella obetalda eller pågående ärenden hos Skatteverket från tiden innan bytet — en pågående utredning eller ett obesvarat föreläggande får inte hamna mellan två stolar.
• Sätt en tydlig rutin för löpande leverans av underlag till den nya byrån från start, så ni inte återupprepar samma oreda som eventuellt var anledningen till bytet.
• Se över kommande deadlines — momsdeklaration, arbetsgivardeklaration, bokslut — och bekräfta att den nya byrån har koll på samtliga datum, inte bara de som ligger långt fram.

Om du inte redan valt ny byrå

Se att jämföra offerter från redovisningsbyråer för vad som är värt att fråga om innan du bestämmer dig, och Redovisningsbyrå eller eget system om du samtidigt överväger att sköta bokföringen själv i stället för att byta till en ny byrå.