Vanliga bokföringsfel

Bokföring är regelstyrd, men de flesta fel som uppstår i småföretag är inte avancerade tolkningsfrågor — de är enkla misstag som upprepas för att rutinerna saknas. Här är de vanligaste.

Saknade eller ofullständiga verifikationer

Varje affärshändelse ska kunna styrkas med en verifikation. Ett vanligt fel är att kvitton eller fakturaunderlag försvinner, eller att en verifikation saknar tillräcklig information om vad kostnaden faktiskt avsåg. Utan underlag blir det svårt att i efterhand avgöra om en kostnad är avdragsgill, och det försvårar både bokslutsarbete och eventuell granskning.

Fel periodisering

Periodisering innebär att en intäkt eller kostnad bokförs på den period den faktiskt hör till, inte nödvändigtvis den period då pengarna byter händer. Ett vanligt fel är att bokföra allt löpande utan att periodisera vid bokslut — till exempel en faktura som avser nästa räkenskapsår men som betalas i förväg, eller en kostnad som borde delas upp över flera perioder. Resultatet blir ett resultat som inte speglar verksamheten korrekt för den aktuella perioden.

Att blanda ihop kostnad och investering

Att köpa in utrustning eller andra tillgångar med längre livslängd ska normalt hanteras som en investering och skrivas av över tid (avskrivning), inte bokföras som en engångskostnad. Att bokföra fel här påverkar både resultatet för året och värderingen av företagets tillgångar.

Momsfel

Fel momssats, glömd omvänd skattskyldighet vid vissa tjänsteköp, eller att dra moms på kostnader som inte är avdragsgilla (till exempel viss representation) är återkommande fel. Se vår grundguide om moms för hur momssystemet hänger ihop.

Att inte stämma av löpande

Många företag bokför löpande men stämmer aldrig av bank- och kassakonton mot bokföringen förrän vid bokslut. Det gör att fel upptäcks sent, när det är svårare att komma ihåg vad en enskild post avsåg. En månatlig avstämning är ett enkelt sätt att fånga fel tidigt.

Sen eller eftersläpande bokföring

Att låta bokföringen samlas på hög gör den svårare att göra korrekt. Detaljer glöms bort, kvitton blandas ihop, och risken för att missa en affärshändelse helt ökar. Löpande bokföring, gärna varje vecka eller åtminstone varje månad, är den enskilt mest effektiva åtgärden mot de flesta av felen ovan.

Så minskar du risken

• Skapa en fast rutin för när bokföring sker — inte "när det finns tid".
• Spara kvitton och underlag digitalt direkt när kostnaden uppstår.
• Stäm av bank och kassa mot bokföringen varje månad.
• Ta hjälp av en redovisningskonsult för moms- och periodiseringsfrågor du är osäker på, särskilt inför bokslut.

Sammanfattning

De flesta bokföringsfel handlar om bristande rutin snarare än bristande kunskap. Löpande, strukturerad bokföring med tydliga underlag löser de flesta problemen innan de blir stora — se vår checklista inför bokslut för en strukturerad genomgång inför årets avslut.